9. マスタデータベースの登録
TELWatcher Professional はあらかじめ登録されたマスタデータベースを参照して、着信時に該当する顧客情報を表示したり、メモに関連づける顧客やスタッフ、製品などを指定します。ここでは、TELWatcher Professional を使用する前に必要なマスタ登録を紹介します。
TELWatcher Professional には、下記の３つのマスタデータベースがあります。
9-1.顧客データベース
TELWatcher Professional は、着信した電話番号と顧客情報に登録された電話番号を参照し、該当する顧客名を表示します。着信時に顧客名を表示するためには、あらかじめ顧客情報マスタを登録しておきます。
9-1-1.顧客情報の追加
- [ 顧客 ] ボタンをクリックし、顧客情報を表示します。
- [ 新規 ] ボタンをクリックし、必要項目を直接入力します。
9-1-2.ナンバーディスプレイ情報を利用して、顧客情報を追加
電話が着信した際のナンバーディスプレイ情報を利用して、顧客情報を追加することが可能です。この機能を使用すると、初めての方からの電話を受けた場合でも電話番号を入力する必要がないため、すばやく顧客情報を入力することができます。
この機能を使用するには、着信履歴の画面にある[ New ] ボタンを実行します。詳細については、こちらをご覧ください。
9-1-3.顧客情報の編集
「顧客情報」画面を表示して、修正したいフィールドを直接上書きします。
注意：すでに関連づけられた着信情報が存在する場合、関連付けが失われてしまうので、顧客IDを変更しないでください。
9-1-4.顧客情報の削除
「顧客情報」画面を表示して、[ 削除 ] ボタンをクリックします。
9-2.スタッフデータベース
TELWatcher Professional は、伝言メモを作成する時に誰がそのメモの作成者であるか、だれ宛のメモであるかを指定することができます。
9-2-1.スタッフ情報の追加
- [ スタッフ ] ボタンをクリックし、スタッフ情報を表示します。
- [ 新規 ] ボタンをクリックし、「スタッフ追加」ウインドウを表示します。
- 各項目を入力します。その際、「アカウント」「パスワード」は半角英数文字を使用してください。
9-2-2.スタッフ情報の編集
「スタッフ」画面を表示します。パスワードは「パスワード変更」ウインドウにて修正します。他の項目はフィールドを直接上書きします。
すでに関連づけられたメモが存在する場合、関連付けが失われてしまうので、スタッフIDを変更しないでください。
9-2-3.スタッフ情報の削除
「スタッフ」画面を表示して、削除したいレコード行を選択し、[ 削除 ] ボタンをクリックします。
8-3.製品データベース
各メモ情報には、そのメモがどの製品に関するものであるかを記録することができます。このことによって、製品マスタからその製品に関係するメモを閲覧したり、メモ検索で特定の製品のメモ情報のみを抽出することが可能になります。この機能を使用するためには、事前に製品マスタに製品情報を登録しておく必要があります。
8-3-1.製品情報の追加
- [ 製品 ] ボタンをクリックし、製品情報を表示します。
- [ 新規 ] ボタンをクリックし、必要項目を直接入力します。
9-3-2.製品情報の編集
「製品：詳細」画面を表示して、修正したいフィールドを直接上書きします。
すでに関連づけられたメモが存在する場合、関連付けが失われてしまうので、製品IDを変更しないでください。
9-3-3.製品情報の削除
「製品：詳細」画面を表示して、[ 削除 ] ボタンをクリックします。